¿Sabés redactar bien….. un Correo electrónico?

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Una encuesta del Centro de Investigaciones PEW ( Pew Research Center) determinó, que seis de cada diez trabajadores estadounidenses sostienen que el correo electrónico es “muy importante” para hacer su trabajo, mientras que sólo el 30% dice que usa su teléfono fijo y un cantidad menor el celular.

Si bien es fundamental para el trabajo – y se envían y reciben, más de 100.000 millones de mensajes diariamente, parece que no somos demasiado expertos en el uso de los mismos.

Indican que deberíamos ser capaces de ir a lo sustancial teniendo en cuenta que durante el año 2014 el 66% de los mensajes fueron leídos en una Tablet o en celular y además recomiendan cumplir con los cinco requisitos claves :

                                   quién,  qué,  dónde,cuándo y por qué .

 Esto, nos aseguraría incluir toda la información requerida en un mensaje, para obtener el impacto deseado.

Además deberíamos evitar ciertas palabras o frases vacías de contenido, que son habitualmente utilizadas. Entre ellas mencionan por ejemplo “”para su consideración” o “por favor advierta que” u otras de ese estilo.

Si bien se trata de ser amables y actuar de modo profesional, el trato  es diferente de aquel utilizado en una vieja carta de negocios.La antigua frase “no dude en comunicarse conmigo”, está expresando algo muy obvio, ya que sería, la única manera de continuar una comunicación.

Pero parece que entre las peores frases que se agregan en un mail a alguien que se no conoce, se advierten comentarios como ” espero que usted se encuentre bien”, seguido del pedido de “una pronta respuesta”. El caso es que si quien recibe, estuviera con problemas físicos o emocionales y está tratando de superarse, lo que hacemos con este comentario es distraerlo de su tarea, recordándole su malestar.

Tampoco es aconsejable exagerar en el uso de disculpas al hacer un pedido. Para evitar la falta de credibilidad hay que elaborar un mensaje concreto sin falsas posturas.

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Algunas recomendaciones adicionales:

No usar una dirección de Correo electrónico poco profesional. Nadie tomará en serio un mensaje de recibido de un Correo como soyfiestero@gmail.com  

 

 

Debemos usar un saludo adecuado . Lo ideal es dirigirse a alguien por su nombre.Usar el título de la persona Sr., Sra., Señorita o Dr. Opcionalmente, puedes anteceder al saludo con “Estimado”

También incluir la razón por la que se está escribiendo y asegurarnos de elaborar un mensaje conciso y claro.

Tratar de separar el mensaje en párrafos por tema para que sea más lógico y asimilable.Si se abunda en detalles, el lector podría pasar de largo lo importante.

El saludo final   debe ser correcto y breve. Con palabras como Atentamente- Saludo cordial- Respetuosamente.

Incluir el puesto de trabajo de quien emite el mensaje , después del nombre y la empresa o la dirección de la página web.

No olvidar revisar el mensaje para evitar errores ortográficos y gramaticales.

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